Een e-factuur versturen of ontvangen

Vanaf het pakket inStap kun je in SnelStart Web eenvoudig e-facturen versturen. Daarnaast is het ook mogelijk om e-facturen te ontvangen in online administraties. In dit artikel lees je hoe dit werkt.

Een e-factuur is een elektronische factuur die volledig digitaal wordt verzonden, ontvangen en automatisch verwerkt. In tegenstelling tot een PDF-factuur (die eigenlijk een digitale versie van papier is), voldoet een echte e-factuur aan een gestructureerd formaat, meestal UBL (Universal Business Language).

Sinds 18 april 2019 zijn alle leveranciers van de Rijksoverheid verplicht om e-facturen te versturen. Dit gebeurt via het Europese PEPPOL-netwerk, zodat facturen veilig, uniform en automatisch verwerkt kunnen worden. Ook veel andere overheidsinstanties (zoals gemeenten, provincies en waterschappen) eisen inmiddels e-facturatie bij hun leveranciers.

Een e-factuur wordt als UBL-bestand via het PEPPOL-netwerk verzonden, waarna deze door de ontvanger automatisch kan worden ingelezen en verwerkt in de administratie of boekhoudsoftware.

Lees hier meer over de wijziging die vanaf 1 januari 2026 in België ingaat.

1. Een e-factuur versturen

Stap 1: De instellingen om een e-factuur te kunnen versturen

Algemene instellingen

Om een e-factuur te kunnen versturen, moeten jouw KVK-nummer en btw-nummer correct zijn ingevuld bij de bedrijfsgegevens in SnelStart. Je vindt deze gegevens in SnelStart Web door rechtsboven op de naam van je administratie te klikken en te kiezen voor Bedrijfsgegevens.
Daarnaast moet de ontvanger zijn aangesloten bij het PEPPOL-netwerk, zodat de e-factuur kan worden afgeleverd.

Een e-factuur versturen naar een overheidsorganisatie

Voor het verzenden van een e-factuur aan een overheidsorganisatie heb je het organisatie-identificatienummer (OIN-nummer) nodig. Dit nummer vul je in op de klantkaart. Het PEPPOL-netwerk gebruikt dit nummer om de factuur automatisch naar de juiste overheidsinstantie te sturen.

Let op: Het OIN-nummer kan alleen worden ingevuld op de klantkaart in SnelStart Web. Dit is niet mogelijk in SnelStart 12. Heb je het OIN-nummer niet ontvangen? Neem dan contact op met de betreffende overheidsorganisatie, of raadpleeg de openbare lijst met alle OIN-nummers.

Een e-factuur versturen naar een klant (niet-overheidsorganisatie)

Ook bedrijven die geen onderdeel zijn van de overheid kunnen e-facturen ontvangen. Voorwaarde is dat de klant zelf is aangemeld op het PEPPOL-netwerk.
In SnelStart moeten het KVK-nummer en btw-nummer van deze klant correct zijn ingevuld op de klantkaart, zodat de e-factuur via PEPPOL kan worden afgeleverd.

Een e-factuur versturen naar het buitenland

Vanaf 1 januari 2026 wordt het mogelijk om een factuur als e-factuur te versturen naar buitenlandse klanten, waaronder Belgische ondernemingen. Dit geldt voor facturen die je in SnelStart 12, Web of Polaris maakt. De factuur kan vervolgens vanuit SnelStart Polaris als e-factuur worden verzonden.

Zodra bekend is hoe dit precies werkt en wat dit voor jou betekent, plaatsen we hier een link naar het Kennispleinartikel met een stap-voor-stap uitleg.

Stap 2: De factuur versturen vanuit SnelStart Web

Als de bedrijfsgegevens en de gegevens van de ontvanger correct zijn ingesteld, kan de factuur als e-factuur worden verstuurd. Dit doe je in SnelStart Web tijdens het maken van de factuur, in Stap 4.

De factuur maak je op dezelfde manier als een gewone factuur. In Stap 4 selecteer je bovenaan de optie “Als e-factuur”. Vervolgens kun je de factuur via het PEPPOL-netwerk versturen naar de ontvanger. De e-factuur wordt als UBL versie 2.0 verstuurd.

Als je bij stap 4 de factuur niet als e-factuur kunt versturen verschijnt er een melding dat de ontvangende partij niet is aangemeld bij het PEPPOL-netwerk. Neem in dit geval contact op met de ontvangende partij. 

Een bijlage meesturen
Je kunt helaas geen bijlage meesturen bij het versturen van een efactuur vanuit SnelStart.

Een e-factuur versturen vanuit SnelStart 12

Je kunt op dit moment alleen een e-factuur versturen vanuit SnelStart Web. Je moet de factuur dan ook maken in SnelStart Web. Wil je een e-factuur versturen vanuit SnelStart 12? Dat kan op dit moment alleen via een koppeling met een softwarepartner. Op onze website bij Koppelingen met partners kun je zoeken welke partners dit aanbieden.

Een voorbeeld van zo’n partner is -e-Connect, die dit voor je kan instellen. Voor vragen of ondersteuning bij het versturen van e-facturen vanuit SnelStart 12 neem je contact op met de gekozen partner.

2. Een e-factuur ontvangen

Je kunt ook e-facturen ontvangen, maar dit kan alleen in een online administratie. Hiervoor moet je je eerst aanmelden bij het PEPPOL-netwerk.

Aanmelding bij PEPPOL

Stuur een e-mail naar kvkcheck@snelstart.nl met de volgende gegevens:

• Je relatienummer in SnelStart

• Een kopie van je KVK-uittreksel (maximaal zes maanden oud) waarop jij als natuurlijk persoon vermeld staat. Werk je met een holdingstructuur? Lever dan de volledige structuur aan, tot aan de uiteindelijk belanghebbende.

• Een kopie van het identiteitsbewijs van de persoon die als eigenaar van het bedrijf staat ingeschreven bij de KVK (moet nog geldig zijn)

Binnen 3 werkdagen ontvang je een bevestiging dat je bent gevalideerd.

Koppeling instellen in SnelStart Web

Na validatie kun je de koppeling instellen om e-facturen te ontvangen:

1. Open je administratie in SnelStart Web.

2. Ga links in het overzicht naar Koppelingen.

3. Selecteer de tegel E-facturen ontvangen en vul de gevraagde gegevens in. Er zijn geen kosten verbonden aan deze koppeling.

Ontvangen en verwerken van e-facturen

• Na het instellen kun je e-facturen ontvangen in SnelStart 12 en/of SnelStart Web.

• Ontvangen e-facturen worden automatisch dik gedrukt in het Dagboek inkoop (SnelStart 12) of in het Inkoopoverzicht (SnelStart Web).

• Er wordt geen aparte melding gegeven bij ontvangst.

Een e-factuur kan worden ontvangen als UBL-versie 1.1, 1.2 of 2.0.

 

Was dit artikel nuttig?