Een e-factuur versturen of ontvangen

Vanaf het pakket inStap kun je vanuit SnelStart Web een e-factuur versturen en ontvangen. In dit artikelen leggen we uit hoe dit werkt.

Vanuit SnelStart Web kun je een factuur als e-factuur te versturen. De factuur wordt dan als UBL bestand via het PEPPOL-netwerk verstuurd en bij de ontvanger automatisch ingeboekt.
Dit scheelt een hoop werk en tijd. Je kunt ook een e-factuur ontvangen waardoor deze automatisch wordt ingeboekt. Het versturen en ontvangen kan alleen in online administraties. 

Sinds april 2019 moeten leveranciers hun facturen aan de overheid verplicht als e-factuur via het Europese Peppol netwerk versturen. Meer informatie hierover staat verderop in dit artikel uitgelegd.

1. Een factuur als e-factuur versturen

Om een e-factuur te kunnen versturen moet jouw KVK-nummer bij je bedrijfsgegevens in SnelStart staan ingesteld. Daarnaast moet de ontvangende partij zijn aangemeld bij het Peppol-netwerk. Lees hieronder verder.

Vanuit SnelStart Web kun je in Stap 4 kiezen voor het versturen van de factuur als e-factuur. Hieronder leggen we uit wat daarvoor moet zijn ingesteld in SnelStart. 

Een e-factuur versturen naar een overheidsorganisatie
Je kunt een e-factuur alleen versturen als je van de betreffende overheidsorganisatie het organisatie-identificatienummer hebt ontvangen. Ook wel het OIN nummer genoemd. Dit nummer, samen met het KVK nummer, moet je invullen op de klantkaart in SnelStart Web. Het PEPPOL-netwerk herkent dit nummer, en daardoor wordt de factuur naar de juiste overheidsorganisatie worden verstuurd.
Heb je dit nummer niet ontvangen, neem dan contact op met de overheid of klik hier voor een lijst met alle OIN nummers. Een e-factuur kan namelijk alleen worden verstuurd als dit nummer staat ingesteld. 

Een e-factuur versturen naar een klant (geen overheidsorganisatie)
Je kunt een e-factuur ook versturen naar bedrijven die geen overheidsorganisatie zijn. De ontvangende partij moet dan zijn aangemeld op het Peppol netwerk. Dit moet de ontvangende partij zelf doen. Het KVK nummer van deze klant moet je instellen op de klantkaart.

Als het bij stap 4 niet mogelijk in om de factuur als e-factuur te versturen, verschijnt er een melding dat de ontvangende partij niet is aangemeld bij het PEPPOL-netwerk. Neem in dit geval contact op met de ontvangende partij. 

Een e-factuur wordt vanuit SnelStart als UBL versie 1.2 verstuurd.

2. Een e-factuur ontvangen

Je kunt een e-factuur ook ontvangen. Dit kan alleen in een online administratie. Hiervoor moet jezelf eerst aanmelden bij het Peppol netwerk. Dit kun je doen door een email te sturen naar kvkcheck@snelstart.nl met daarin je relatienummer, een kopie uittreksel van je KVK-inschrijving en een kopie van het identiteitsbewijs van de persoon die als eigenaar van het bedrijf staat ingeschreven bij de KVK. Binnen 3 werkdagen ontvang je van ons een reactie dat je bent gevalideerd. Nadat je bent gevalideerd kun je de koppeling instellen in SnelStart Web.
Open je administratie en ga links in het overzicht naar koppelingen. Selecteer de koppelingstegel
E-facturen ontvangen, en vul de gevraagde gegevens in. Hier zijn geen kosten aan verbonden. Je kunt nu een e-factuur ontvangen in SnelStart 12 en/of in Web. Zodra je een e-factuur ontvangt wordt deze automatisch dik gedrukt in je Dagboek inkoop (SnelStart 12) of inkoopoverzicht (SnelStart Web) gezet. Je krijgt hiervan verder geen melding in SnelStart.

Een e-factuur kan als UBL versie 1.1, 1.2 en 2.0 worden ontvangen.


Was dit artikel nuttig?

Kcc-ja Kcc-nee