Het klantonderzoek (KYC)

Om een bankkoppeling te maken, moet je eerst een klantonderzoek doorlopen. Dit is nodig om je identiteit te verifiëren. Wil je weten waarom dit nodig is? Op onze landingspagina over PSD2 lees je hier alles over.

Bekijk deze video voorafgaand aan het klantonderzoek. 

1. Het klantonderzoek starten

• Het klantonderzoek kan alleen worden uitgevoerd in een online administratie en moet voor elke administratie afzonderlijk worden doorlopen.
• Je kunt tussendoor stoppen. De ingevoerde gegevens worden 30 dagen bewaard. 
• Als je geen documenten hoeft aan te leveren, doorloop je het proces binnen enkele minuten. Moet je wel documenten uploaden, dan duurt het iets langer. Nadat je het klantonderzoek hebt voltooid, ontvang je een e-mail zodra wij je aanvraag hebben beoordeeld. Dit kan tot zeven werkdagen duren. Daarna kun je de koppeling activeren.

Het klantonderzoek starten
Je start het klantonderzoek vanuit het nieuwe bankierenscherm in Snelstart Polaris. Dit scherm bereik je via Snelstart Web.

1. Ga naar onze website en klik rechtsboven op Inloggen. Log daar in met je inloggegevens van Snelstart.
2. Je komt in Snelstart Web. Open je administratie. 
3. Je zit nu in je administratie. Klik links in het menu op → Kas en bank  (zie afbeelding hieronder) 
   
   
   
   
4. Klik rechtsboven op de knop → Bankkoppeling beheren. 
   
   
   
   
5. Je komt nu in het nieuwe bankierenscherm van Snelstart. Heb je al bankrekeningen in je administratie? Dan worden deze hier weergegeven. 
6. Klik op de blauwe knop Nieuw en kies Met automatische bankkoppeling.
   
   
   
   

7. Zijn de contactgegevens nog niet volledig ingevuld?
   Dan verschijnt onderstaande melding. Klik op → Naar Basisinstellingen en vul in alle tabbladen de verplichte velden in. Let op: ga naar het tabblad → Contact → Contactpersoon en vul hier zowel je voornaam als je achternaam in.
   
   
   
   Sluit vervolgens het venster en klik opnieuw op de blauwe knop → Nieuw → Met automatische bankkoppeling → Naar klantonderzoek.

8. Het klantonderzoek proces start nu. Lees de introductiepagina en klik op Starten.
   
   
   
   
9. In stap 1 zie je een samenvatting van de gegevens van jouw bedrijf.
   Selecteer Ja, deze kloppen en ga naar de Volgende stap.
   
   
   
   
10. In stap 2 staan de gegevens van de vertegenwoordigers van jouw bedrijf. Deze zijn opgehaald vanuit de KVK. Klik op →  Voltooi gegevens bij de Functietitel en controleer deze.
    
    
    
    Let op: heb je géén eenmanszaak of een bv met één eigenaar? Vink dan ook de passende situatie aan bij → Uiteindelijke belanghebbende door (UBO*) (zie onderstaande afbeelding).
    
    

    Is de betreffende contactpersoon een UBO?
    Vink dan → Eigendom van ten minste 25% of → Feitelijke zeggenschap aan, afhankelijk van de situatie.

    *Een UBO is iemand die direct of indirect meer dan 25% van de aandelen, stemrechten of het eigendom van een onderneming bezit, of iemand die feitelijk zeggenschap heeft over het bedrijf.

    
    
    
11. Zijn alle vertegenwoordigers juist ingevuld?
    Klik dan op → Ja, vertegenwoordigers zijn juist ingevuld.
    Ga akkoord met onderstaande verklaringen en klik op → Volgende stap.
    
    
    
    
12. Kloppen de gegevens niet of staan er geen gegevens?
    Selecteer Nee, vertegenwoordigers zijn niet juist ingevuld en klik op → Volgende stap.
    
    

13. Vul de juiste gegevens door een vertegenwoordiger toe te voegen of te verwijderen.
    Voeg eventuele benodigde bestanden in en ga door naar stap 3.
    
    

14. In stap 3 verifieer je je identiteit. Bij sommige banken kan dit via iDIN.
    Let op: gebruik hiervoor de (privé) bank waar jij persoonlijk bankiert,
    omdat het gaat om jouw eigen identificatie.

    

    Komt de verificatie via iDIN niet overeen, dan krijg je hiervan een melding.
    Je kunt daarna kiezen om:

    • Verder te gaan ondanks het verschil

    • Handmatig te verifiëren (legitimatiebewijs uploaden)

    • Opnieuw te proberen

15. Kun je jezelf niet met iDIN identificeren?
    Klik dan op de link: Ik kan geen iDIN gebruiken. Upload een kopie van de voorkant van je Paspoort, ID-kaart of Rijbewijs. Je kunt hiervoor de KopieID-app gebruiken zodat je gemakkelijk je BSN en foto kunt verbergen. Klik hierna op → Volgende stap.
    
    
16. Heb je een eenmanszaak of BV met één eigenaar?
    Dan krijg je nu de melding dat het klantonderzoek is voltooid. In veel gevallen kun je nu direct door met het activeren van de bankkoppeling.
    
    Lukt dit nog niet?
    Dan moeten wij het klantonderzoek nog beoordelen. Je ontvangt een mail van ons zodra dit is gedaan. Dit kan tot 7 werkdagen duren. Heb je een andere rechtsvorm ga dan verder naar stap 4. Het klantonderzoek is dan nog niet afgerond. 
    
    
    
    

17. In stap Stap 4 vul je de uiteindelijke belanghebbenden (UBO’s) in.
    Een UBO is iemand met meer dan 25% van de aandelen, stemrechten of eigendom, of iemand die feitelijk zeggenschap heeft over het bedrijf. Klik op → + Belanghebbende toevoegen.
    
    Is de vertegenwoordiger ook een UBO? Klik dan op → Bestaande vertegenwoordiger kiezen en selecteer de juiste persoon. Let op: Je moet alle UBO's invullen.
    
    Zijn er meerdere UBO's? Klik dan opnieuw op → + Uiteindelijke belanghebben toevoegen en voeg de volgende UBO toe. Als dit niet goed is ingevuld, hebben wij extra documentatie nodig. 

    

18. Zijn alle UBO's ingevuld? Lees en selecteer de twee verklaringen en ga naar de → Volgende stap.
19. In stap 5 moet je een UBO-uittreksel uploaden dat niet ouder mag zijn dan 1 jaar. Klik op Selecteer bestand of op de link: Ik heb géén UBO-uittreksel beschikbaar om het uittreksel op te halen. 
    
    
    
    
20. Je kunt nu de melding krijgen dat het klantonderzoek is voltooid.
    Wij beoordelen dit onderzoek. Zodra het is beoordeeld, ontvang je een e-mail van ons. Daarna kun je de bankkoppeling activeren. Let op: de beoordeling kan tot 7 werkdagen duren.
    Krijg je deze melding niet dan kom je in de volgende stap.

21. In de laatste stappen moet je mogelijk een bewijs van de UBO’s uploaden.
    Dit kan één van de volgende documenten zijn:

    • Een UBO-uittreksel, ondertekend door je accountant (niet ouder dan 1 jaar). Hiermee bevestigt de accountant wie de UBO’s zijn.

    • Een ondertekend organogram van de accountant

    • Een accountantsverklaring

    • Een vennootschapscontract

    • De statuten van je bedrijf

22. In de laatste stap moeten alle UBO's zich afzonderlijk identificeren.
    Ze ontvangen een mail met daarin een verificatielink. Deze link is zeven dagen geldig.
    Daarmee kunnen ze zichzelf identificeren via iDIN of door het uploaden van een identiteitsbewijs.
    Ga naar de laatste stap.
23. Je krijgt nu de melding dat het klantonderzoek is voltooid. Wij beoordelen dit onderzoek. Zodra het is beoordeeld, ontvang je een e-mail van ons. Daarna kun je de bankkoppeling activeren.
    Let op: de beoordeling kan tot 7 werkdagen duren.
24. Zodra de bankkoppeling actief is, kun je ook bankmutaties met terugwerkende kracht inlezen. Hiervoor gebruik je de optie Historische transacties. Deze functie wordt pas beschikbaar zodra de koppeling is geactiveerd (gekoppeld). Wil je je administratie nu al bijwerken met recente bankmutaties? Dan kun je deze tijdelijk handmatig inlezen totdat de koppeling actief is.

Hoe kan ik het klantonderzoek herstarten of opnieuw opstarten?
Als je het proces tussentijds onderbreekt, kun je dit later eenvoudig hervatten. Ga naar het nieuwe bankierenscherm en klik bovenaan op "Nieuw - Met automatische bankkoppeling". Klik op hervatten of opnieuw starten.

2. Veelgestelde vragen

1. Hoelang is het klantonderzoek geldig nadat ik dit heb doorlopen?
   Afhankelijk van de aangeleverde informatie wordt bepaald wat de geldigheidsduur van jouw verificatie zal zijn. Dat kan bijvoorbeeld 1, 3 of 5 jaar zijn. Je hoeft zelf geen actie te ondernemen. Als we aanvullende informatie nodig hebben voor de review, nemen we contact met je op.
2. Moet ik het klantonderzoek per administratie doorlopen?
   Ja voor elke administratie waarin je een bankkoppeling wilt moet je het klantonderzoek doorlopen.
3. Ik heb een eenmanszaak en ben vrijgesteld van btw. Heb ik dan een btw-nummer?
   Ja, ook als je bent vrijgesteld van btw krijg je een btw-nummer bij het inschrijven bij de KVK. Meer informatie lees je op de website van de KVK.
   
   

Was dit artikel nuttig?