1. Kas en Bank

Mollie afschriften handmatig inlezen

Vanaf inKaart kun je een afschriftbestand van Mollie handmatig inlezen. In dit artikel leggen we uit hoe dit werk

Stel je hebt een webshop en via een koppeling worden de orders in je administratie gezet. Vanaf je website worden de orders betaalt via Mollie, dan kun je het afschriftbestand van Mollie handmatig inlezen. Hiervoor moeten een aantal instellingen worden gedaan in SnelStart. Lees verder hoe dit werkt. 

1. De instellingen

Stap 1: De grootboekrekeningen instellen
De volgende grootboekrekening moeten in je administratie staan. Vooral de functies van de grootboekrekeningen zijn van belang. 

Dagboek bank Mollie: functie 2 (dagboek Bank)
Tussenrekening Mollie/betalingen: functie 110 (tussenrekening Mollie)

In SnelStart Web kun je geen grootboekrekeningen toevoegen of wijzigen. Als je begint in een nieuwe administratie staat er een standaard rekeningschema in. Hierin staat de Tussenrekening betalingen met functie 110. Het dagboek bank Mollie kun je in SnelStart Web aanmaken bij het toevoegen van het bankrekeningnummer van Mollie (zie stap 2).

Let op: Wil je een aparte tussenrekening Mollie dan kun je dit alleen toevoegen in SnelStart 12. Het dagboek bank Mollie kun je aanmaken bij het toevoegen van het fictieve bankrekeningnummer van Mollie (zie stap 2).

Stap 2: Een fictief Mollie bankrekeningnummer in je administratie zetten
Het rekeningnummer bij Mollie bestaat uit 8 cijfers. In SnelStart is het niet mogelijk om een 8-cijferig bankrekeningnummer in te stellen. Daarom dient er een fictief Mollie bankrekeningnummer te worden ingesteld. Aan dit bankrekeningnummer koppel je het het dagboek Mollie, zodat de mutaties hierin komen te staan. 

  1. Ga links in het overzicht naar Kas en Bank en klik op Nieuw.
  2. Vul in het veld Iban nummer het fictieve IBAN-nummer in: NL13TEST0123456789 en vul bij BIC de fictieve BIC-code TESTBIC in.
  3. In het veld grootboekrekening selecteer je het Dagboek Mollie. Als dit dagboek nog niet in je administratie staat dan kun je dit nu toevoegen. Ga in het veld staan en klik op + Nieuw grootboek. Een optioneel nummer wordt ingevuld en het veld omschrijving kun je aanpassen naar Dagboek Mollie. Klik vervolgens op Opslaan.  

Stap 3: Het afschriftbestand downloaden en inlezen
Download het afschriftbestand in je Mollie omgeving. Dit bestand kun je daarna inlezen. Ga links in het overzicht naar Kas en bank en klik op Bankafschriften inlezen. 

Let op: Als je het bestand gaat downloaden in je Mollie omgeving dan kan het zijn dat er voor het downloaden wordt gevraagd om een fictief bankrekeningnummer. Vul dan het fictieve rekeningnummer in, wat je in stap 2 hebt ingevuld: (NL13TEST0123456789 ). 

Als er niet wordt gevraagd om een fictief nummer in te vullen dan zal het rekeningnummer van Mollie in het bestand worden gezet. Het bestand kan dan niet worden ingelezen, omdat dit 8 cijferig rekeningnummer niet in SnelStart staat. Het bestand moet je dan handmatig aanpassen. Sla het bestand op, op je computer. Ga naar het bestand, klik op je rechtermuisknop en open het bestand met Kladblok. Druk op CTRL+H om het zoekvenster te openen. Vul in het veld Zoeken het volgende in: :25: en klik op Volgende zoeken. De code :25: in de tekst wordt blauw gemarkeerd, achter deze code staat het 8 cijferig rekeningnummer. Vervang dit nummer voor het fictieve Mollie nummer dat je in SnelStart hebt ingesteld (NL13TEST0123456789) en sla het bestand op. Het bestand kan nu wel worden ingelezen. 

2. De verwerking van de boeking

Na het inlezen van het afschriftbestand staan er verschillende mutatieregels in je dagboek bank Mollie. Hieronder leggen we per regel uit wat het bedrag is en hoe je dit kunt verwerken. 

Mutatieregel 1
In één regel staat een ontvangen bedrag. Dit is het bedrag wat Mollie heeft ontvangen van de klant die de factuur heeft betaald. Dit bedrag is min de transactiekosten. Dus stel de factuur van de klant was €9,98, dan heeft de klant dit bedrag betaalt , maar Mollie haalt hier gelijk transactiekosten vanaf. Het ontvangen bedrag zal in dit voorbeeld dan zijn: €9,98 - €0,35 (transactiekosten)= €9,63

Aan deze boeking moet de openstaande verkooporder worden gekoppeld. Dit doe je door naar de boeking te gaan in je Dagboek bank Mollie en in het veld gekoppeld met/Factuur de factuur te koppelen. Er ontstaat een verschil omdat het factuurbedrag hoger is dan het ontvangen bedrag. Dit komt doordat Mollie de transactiekosten heeft ingehouden. Dit verschilbedrag moet worden geboekt naar de tussenrekening Mollie. Klik op Meer wijzigen of het + teken om een nieuwe regel aan te maken en zet bij Gekoppeld met/Grootboekrekening de Tussenrekening Mollie. Zet in het veld bedrag het verschilbedrag met een min teken ervoor. Dit moet omdat het bedrag debet moet worden geboekt. 

Mutatieregel 2
In een andere mutatieregel staat een uitgegeven bedrag. Dit is het bedrag van de transactiekosten die jij aan Mollie moest betalen. 

Het bedrag wat je hier ziet staan is zonder de btw. Dus de transactiekosten waren bijvoorbeeld €0,35, dan zie je nu staan €0,29. De €0,06 btw over de transactiekosten wordt in een aparte mutatieregel geboekt (zie mutatieregel 3).

Aan deze boeking moet de openstaande inkoopfactuur van Mollie worden gekoppeld. Dit is de factuur die je van Mollie hebt, of nog moet, ontvangen. Boek deze factuur in bij Inkopen en koppel de factuur aan deze betaling. Dit doe je door te gaan naar de boeking en in het veld Gekoppeld met/Factuur de factuur te selecteren. Er ontstaat een verschil omdat de factuur hoger is dan het uitgegeven bedrag. Dit komt doordat de btw apart is geboekt. Pas het bedrag in de regel van de factuur aan naar het bedrag wat werkelijk in deze boeking bij uitgegeven staat. Hierdoor blijft de factuur open staan.

Mutatieregel 3
In de derde mutatieregel staat als uitgegeven bedrag het btw bedrag over de transactiekosten. Aan deze boeking moet de inkoopfactuur ook worden gekoppeld (net als hierboven). De boeking 

Mutatieregel 4 
In een vierde mutatieregel staat een uitgegeven bedrag van Mollie naar jouw zakelijke bankrekeningnummer. Dit is het saldo wat nog staat in je Dagboek Mollie en moet worden overgeboekt naar je dagboek bank. Mollie stort deze betaling namelijk uit op je zakelijke rekening. Koppel deze betaling aan de Tussenrekening Mollie. Dit doe je in het veld Gekoppeld met/Grootboekrekening. Het saldo staat dan tijdelijk op de Tussenrekening Mollie.

Uiteindelijk ontvang je de daadwerkelijke uitbetaling van Mollie op je zakelijke bankrekening. Ga naar de betaling in je Dagboek bank en boek deze op de Tussenrekening Mollie. Hierdoor staat het saldo van je Tussenrekening Mollie ook weer op 0. 


Was dit artikel nuttig?

Kcc-ja Kcc-nee