Extra gebruikers en rechten in SnelStart Web

In dit artikel lees je meer over extra gebruikers en over het instellen van rechten.

Standaard zit bij je SnelStart account één gebruiker inbegrepen. Dit is het e-mailadres waarmee je inlogt in het SnelStart (de hoofdgebruiker). Daarnaast kun je extra gebruikers aanmaken, waardoor je tegelijk in SnelStart kan werken. Let op: Het aanmaken van extra gebruikers en het instellen van rechten, is op dit moment alleen mogelijk in SnelStrart 12. Nadat een gebruiker daar is aangemaakt, kan deze inloggen in SnelStart Web.


1. Een extra gebruiker toevoegen

Voor extra gebruikers worden kosten berekend. De hoogte van deze kosten zijn afhankelijk van het pakket wat je hebt, en worden maandelijks achteraf gefactureerd.

  • inStap: €2 per extra gebruiker
  • inKaart: €3 per extra gebruiker
  • inBalans: €5 per extra gebruiker
  • inZicht: €7,50 per extra gebruiker
  • inControle: €10 per extra gebruiker
  • Accountant: €5 vanaf de 3e gebruiker. De eerste gebruiker is het e-mailadres van de hoofdgebruiker. De tweede gebruiker is gratis en vanaf de 3e gebruiker wordt er €5 per maand in rekening gebracht.

Je kunt een extra gebruiker alleen toevoegen in SnelStart 12. Dit wordt gedaan door de hoofdgebruiker van het account, of door een extra gebruiker met beheerdersrechten. 

  1. Ga naar het tabblad Administratie → Gebruikers en klik op Nieuw.
  2. Vul het e-mailadres van de gebruiker in, en de voor- en achternaam.
  3. Kies bij Rol voor Standaard of Beheerder. Een gebruiker met rol beheerder heeft meer rechten. Zie schema hieronder:
    0-5
    * Tenzij de toegang tot de administratie handmatig is geblokkeerd door de eigenaar. 
  4. Na het opslaan ontvangt de gebruiker een e-mail om het wachtwoord in te stellen. Hiermee kan worden ingelogd in SnelStart. De nieuwe gebruiker heeft automatisch toegang tot alle administraties die jouw account vallen. Behalve in administraties waarin dit door de hoofdgebruiker handmatig is geblokkeerd. 

Let op: Een e-mailadres kan maar éénmalig gebruikt worden. Heb je met een bepaald e-mailadres al een gebruikersaccount aangemaakt? Dan kun je dit adres niet nogmaals gebruiken voor een andere gebruiker. Na het verwijderen van een gebruiker kan het vrijgekomen e-mailadres wel weer opnieuw worden gebruikt.

In een administratie die online of in een netwerk staat kun je tegelijkertijd werken met een extra gebruiker. In een administratie die lokaal staat kan dit niet.

Een extra gebruiker op inactief zetten of verwijderen
Indien de gebruiker tijdelijk afwezig is dan kun je deze op inactief zetten. De kosten worden dan niet doorberekend. Ga naar de extra gebruiker toe en zet de status op Inactief. Je kunt de gebruiker ook definitief verwijderd. Selecteer de extra gebruiker en kik op verwijderen. De kosten worden automatisch in mindering gebracht.

  • Indien je 2 parttime medewerkers hebt zou je deze onder 1 extra gebruiker kunnen laten werken.

  • Stopt een extra gebruiker, vergeet deze dan niet te verwijderen.

2. De rechten voor een extra gebruiker instellen

Rechten in een administratie
Standaard staat ingesteld dat een extra gebruiker toegang heeft tot jouw administraties. Je kunt dit uitvinken. Ga naar het tabblad Administratie - Instellingen. Daar zie je je Bedrijfsgegevens staan, met onderaan een kopje Eigendom. Onder het eigendom staat een vinkje bij Alle nieuwe gebruikers binnen uw account hebben automatisch toegang deze administratie (Zie afbeelding hieronder). Als je dit vinkje uitzet dan hebben extra gebruikers niet meer standaard toegang tot die administratie. Let op: dit moet per administratie worden ingesteld. SF000001939_afbeelding_001De toegang tot een administratie blokkeren
Je kunt per administratie instellen dat een extra gebruiker geen toegang mag hebben. Open de betreffende administratie en ga naar het tabblad Rechten. Selecteer de gebruiker en zet een vinkje bij Toegang blokkeren (zie afbeelding hieronder) en klik op Opslaan. De gebruiker heeft nu geen toegang meer tot deze administratie. 

SF000001914_afbeelding_002

Een extra gebruiker rechten geven in een Online (cliënt) administratie - door Accountant
Heb je als accountant extra gebruikers aangemaakt, en heb je rechten gekregen in een administratie van een klant, dan kun je per administratie instellen welke van jouw gebruikers hier toegang tot mogen hebben. Open de administratie van de klant en ga naar het Tabblad Administratie - Rechten. Selecteer jouw accountantskantoor, rechts zie je een overzicht van jouw extra gebruikers. Hier kun je per gebruiker aanvinken wie wel of geen toegang mag hebben tot deze administratie. 

De rechten voor een extra gebruiker instellen
Je kunt per gebruiker instellen tot welke functionaliteiten deze gebruiker wel of geen rechten heeft. Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat een gebruiker alleen verkoopfacturen mag maken. Dit worden ingesteld door de hoofgebruiker van het account (het primaire emailadres). Er zijn vier verschillende onderdelen waarover je rechten kan instellen: Extra, Onderhoud, Overzichten en Programma. Onder deze mapjes vallen verschillende functionaliteiten. Het instellen van de rechten moet per gebruiker en per administratie.

  1. Open de administratie in SnelStart 12 ga naar het tabblad Administratie → Rechten.
  2. Selecteer links in het overzicht de gebruiker waarvan je de rechten wilt instellen. Onder de gegevens van de gebruiker zie je een overzicht waar je de rechten kun instellen. Door dubbel te klikken op een onderdeel kun je een functionaliteit aan of uit zetten. Als er een vinkje voor staat is dit wel beschikbaar voor de gebruiker en bij een kruisje niet.

Een aantal voorbeelden:
- Een gebruiker mag het financieel dashboard niet zien
Wil je dat een extra gebruiker het financieel dashboard in SnelStart Web niet kan zien, dan kun je dit uitzetten. Open het mapje Overzichten en dubbelklik bij Dashboard zodat daar een X komt te staan. Het dashboard is nu uitgeschakeld.
SF000002343_afbeelding_001
- Een gebruiker mag alleen facturen maken
Zet in de mapjes Extra, Onderhoud en Overzichten bij alle functionaliteiten een kruis. Zet in het mapje Programma - Verkopen - Factuur een vinkje bij Factuur verwijderen, Factuur wijzigen, Map facturen en Nieuwe factuur maken. En zet bij Programma - Verkopen - Order, een vinkje bij In het menu beschikbaar.

- De dagboeken voor een gebruiker uitzetten
Je kunt ervoor kiezen om alle dagboeken uit te zetten. Het is helaas niet mogelijk om bepaalde dagboeken dan wel aan te zetten. Zet een kruisje bij Programma - Boekhouden, In menu beschikbaar. 

Een aantal tips:
- Controleer altijd of de rechten goed werken bij de extra gebruiker.
- Leg de ingestelde rechten bijvoorbeeld vast in een document, zodat je sneller kunt zien wat je moet aan of uitvinken. 
- Indien een administratie moet worden vrijgegeven dan komen alle ingestelde rechten te vervallen!

3. Een andere gebruiker rechten geven in jouw administratie

Je kunt een andere SnelStart gebruiker, waaronder ook een accountant kosteloos rechten geven in je administratie. Lees hier hoe je een accountant rechten kunt geven in SnelStart 12. En lees hieronder hoe je een andere SnelStart gebruiker (geen accountant dus) rechten kunt geven. Dit kun je per administratie instellen.

  1. Open je administratie en ga naar het Tabblad Administratie - Rechten.
  2. Kies onderin voor Nieuw en zet het veld Type op gebruiker. Vul in het veld Gebruiker het emailadres van de andere SnelStart gebruiker in en klik op Opslaan. 
  3. Als je administratie online staat dan ziet de andere SnelStart gebruiker jouw administratie nu ook in zijn lijst als (online extern).
    externegebruiker_b

 

Was dit artikel nuttig?

Kcc-ja Kcc-nee