Facturen inlezen via je mailbox

In SnelStart Web kun je vanaf het pakket inOrde een mailbox instellen waar je inkoop- en verkoopfacturen naar doorstuurt. Je facturen worden dan direct als gemarkeerde inkoop in je administratie gezet. Lees hier hoe je dit kunt instellen.

Je kunt je facturen nog sneller in je administratie zetten door deze te mailen naar je mailbox.  Dit scheelt tijd want hierdoor hoef je je factuur niet zelf te uploaden. De scan-en-herken functionaliteit wordt automatisch toegepast en binnen twee minuten staat je factuur, inclusief het e-mailbericht in je overzicht.

De mailbox kun je alleen in SnelStart Web instellen i.c.m. een online administratie. Nadat deze staat ingesteld kun je hier ook in SnelStart 12 gebruik van maken. 


1. De mailbox instellen

Een mailbox kun je per administratie instellen. Heb je het pakket Accountant dan kun je in maximaal 3 administraties een mailbox instellen. Dit gaat om administraties waarvan jij als accountant eigenaar bent. Heeft een klant zelf een account bij SnelStart dan kan de klant zelf de mailbox instellen, of jij als accountant in de administratie van de klant. Bij het pakket inStap t/m inZicht en inControle zit er geen maximum op het aantal in te stellen mailboxen.

Let op: Alleen de hoofdgebruiker of een extra gebruiker met beheerdersrechten kan een mailbox instellen. Een extra gebruiker met standaardrechten kan dit niet.

Het instellen van de mailbox kan alleen in SnelStart Web i.c.m een online administratie. Werk je in SnelStart 12 in een online administratie? Dan moet je eenmalig de mailbox instellen in SnelStart Web. Daarna kun je er ook in SnelStart 12 gebruik van maken. 

Als eerste stel je het mailadres voor je mailbox in. Deze mailbox is voor zowel je inkoopfacturen als verkoopfacturen. De mailbox kan niet worden ingesteld voor administraties die lokaal staan. Extra bijlagen die in het mailbericht staan worden ook ingelezen. Je kunt maar 1 factuur per mail versturen. Heb je dus meerdere facturen in één e-mailbericht, dan worden deze niet allemaal als losse factuur geboekt, maar als 1 boeking. 

  1. Ga naar www.snelstart.nl en klik bovenin op Inloggen. Log hier in met je inloggegevens van SnelStart.
  2. Open je administratie en klik rechtsboven op de drie verticale boekjes. Ga naar de optie Mailbox instellen.
  3. Je komt in het overzicht waar je de mailbox kunt instellen. Het eerste gedeelte van dit mailadres kun je zelf invullen. Je kunt hier bijvoorbeeld de naam van je administratie zetten. Het mailadres wordt dan: kennisplein@boekhouding.nl.
    Selecteer welke bestanden je naar je mailbox wilt versturen. Dit kunnen inkoop en verkoopfacturen zijn. Als alles staat ingevuld klik je op Mailbox activeren.
    mailbox instellen_b
    Let op: Het mailadres moet uniek zijn. Stel een ander bedrijf heeft al een mailbox aangemaakt met dat mailadres, dan kun jij dit mailadres niet meer gebruiken en moet je een andere naam bedenken. Er verschijnt in dat geval een melding. 
  4. Je ziet nu staan dat de mailbox actief is. Vanuit dit overzicht kun je de Mailbox Wijzigen en Deactiveren. Op deze pagina zie je ook de de optie Toegestane mailadressen staan. Hier kun je instellen wie er toestemming hebben om te mailen naar jouw mailbox. Lees verder in hoofdstuk 2 in dit artikel hoe je dit kunt instellen.
    mailbox actief_b
    De volgende bestanden kunnen worden ingelezen: PDF, UBL, PNG en JPG/JPEG.
    Er is één uitzondering, dit geldt alleen voor verkoopfacturen: er kunnen nog geen UBL verkoopfacturen worden ingelezen. Heb je een mail met daarin alleen een UBL verkoopfactuur, dan kan deze niet worden verwerkt. Heb je een mail met daarin een UBL verkoopfactuur en ook de PDF, dan wordt de PDF wel ingelezen.
    Het is niet mogelijk om meerdere facturen in één mail door te sturen. 1 mail wordt gezien als 1 boeking.
  5. Na het inlezen van de factuur komt deze in SnelStart Web in je inkoop of verkoopoverzicht te staan, en in SnelStart 12 in je dagboeken. Een inkoopfactuur kan na het inlezen gecontroleerd worden in SnelStart Web. Een verkoopfactuur kan op dit moment alleen in SnelStart 12 worden gecontroleerd en gewijzigd. 

Waar kijkt SnelStart naar om te weten dat het een inkoop of verkoopfactuur is?
Er zijn bepaalde gegevens waar SnelStart naar kijkt om te achterhalen wat voor type factuur het is. Bij een verkoopfactuur wordt er o.a. gekeken of er een klant op de factuur genoemd staat. Als dat niet zo is dan kijken we naar tekst op de factuur. Staat bij de betalingsuitleg bijvoorbeeld het IBAN nummer wat bij de bedrijfsinstellingen staat i.c.m. tekst waaruit blijkt dat iets betaald moet worden. Daarnaast wordt er gekeken naar het factuurnummer, komt dit bijvoorbeeld overeen met de factuurnummerreeks die al in SnelStart staat.

Tip!

  •  Als in het onderwerp van de mail staat [inkoop] of [verkoop] dan wordt de factuur als zodanig geboekt. (De blokhaken [ moeten er bij staan).

  • Een bestand in de mailbox kan maximaal 10MB zijn. 

Wat gebeurt er met de mailbox als ik mijn administratie overdraag naar een andere eigenaar?
Als je een mailbox hebt ingesteld en je gaat de administratie overdragen naar een ander SnelStart account dan moet je de mailbox eerst deactiveren. De mailbox blijft niet actief. Wil de ontvangende eigenaar dezelfde mailbox gebruiken? Dan kan dit pas na 30 dagen weer worden ingesteld. Lees hier meer over het overdragen van een administratie.

2. De toegestane mailadressen instellen

Nadat je Mailbox is geactiveerd staat er standaard ingesteld dat je inlogmailadres, eventueel het mailadres dat bij je bedrijfsgegevens staat ingevuld, en het mailadres mail@klant.snelstart.nl mogen mailen naar je mailbox. Deze lijst kun je aanvullen. Alle mailadressen die je hieraan toevoegt mogen mailen naar jouw mailbox. Wil je dat elk mailadres mag mailen naar jouw mailbox, dan kun je het vinkje bij: Alleen e-mailadressen die jij toevoegt mogen e-mails versturen naar deze mailbox, uitzetten.

mailadresseninstellen_b
Hele domeinen toevoegen
Je kunt ook hele domeinen toevoegen. Alle mailadressen die onder dat domein vallen, mogen dan een mail sturen naar jouw mailbox.
Wat is een domein? Een voorbeeld: je hebt een bakkerij en hiervoor heb je verschillende mailadressen in gebruik, namelijk facturen@debakkerij.nl, administratie@debakkerij.nl en  info@debakkerij.nl. @debakkerij.nl is dan jouw domein. Als je op alle mailadressen die onder jouw domein vallen inkoopfacturen ontvangt dan wil je niet al die mailadressen los toevoegen. Je kunt in dat geval jouw hele domein toevoegen. Dit doe je door op de whitelist *@debakkerij.nl toe te voegen.
Let op: Het sterretje* ervoor is van belang. Dit ziet er dan zo uit:
domein_b
Wij raden af om de domeinen *@outlook.com, *@hotmail.com etc. toe te voegen. Er zijn namelijk heel veel mensen die een emailadres hebben op deze domeinen en die kunnen dan allemaal een email sturen naar jouw mailbox. 

Terugkoppeling - niet verwerkte mails
Onderaan zie je Terugkoppeling staan. Standaard staat hier het e-mailadres uit je bedrijfsgegevens ingevuld. Wanneer een factuur niet kan worden verwerkt of als er een mail is ontvangen van een niet-toegestaan of niet-vertrouwd adres, dan ontvang je hiervan een feedback mail, op het mailadres dat hier staat ingevuld. Wil je deze mail op een ander mailadres ontvangen selecteer dan Gebruik een ander e-mailadres.

Bijvoorbeeld: Piet verstuurt vanaf zijn eigen mailadres een inkoopfactuur naar jouw mailbox, maar het mailadres van Piet staat niet ingevoerd bij jouw toegestane mailadressen (zie stap 2) dan ontvang jij hiervan een mail. 

Niet verwerkte mails - overzicht in Web
Als een mail wordt doorgestuurd naar jouw mailbox dan wordt er gekeken of dit om een
inkoop -of verkoopfactuur gaat. Als dit onderscheid niet gemaakt kan worden, of er wordt gemaild vanuit een niet toegestaan mailadres, dan komt de mail in het overzicht niet verwerkte mails. Vanuit dit overzicht kun je de factuur alsnog doorboeken. Dit overzicht vindt je bij je Taken in SnelStart Web. (Klik linksboven op Starten, je komt dan in het beginscherm van Web, hier zie je Taken staan).
Let op: Deze mails worden 100 dagen bewaard in dit overzicht, daarna worden ze verwijderd. 

  • Als je kiest voor het terugzetten van een back-up en hierin verder gaat dan dien je altijd de mailbox opnieuw in te stellen. Dit geldt ook voor een kopie administratie. Deze instelling wordt namelijk niet meegenomen in een back-up of kopie administratie.
  • Als je abonnement bij SnelStart is beëindigd dan kun je geen gebruik meer maken van de facturen mailbox. Tip: Geef dit ook door aan je leveranciers, zij kunnen de inkoopfacturen die aan jou gericht zijn hier dan ook niet meer naar toesturen.



Was dit artikel nuttig?

Kcc-ja Kcc-nee