Inkoopfactuur en/of bonnetje automatisch inlezen in SnelStart Web

Vanaf het pakket inOrde kun je in SnelStart Web inkoopfacturen en bonnen inlezen. De scan-en-herken functie wordt toegepast en je factuur komt in je overzicht te staan. In dit artikel lees je hoe dit werkt.

Er zijn verschillende manieren om een factuur in je administratie te zetten. Je kunt een mailbox instellen waar je de factuur naar toe kan (laten) mailen. De scan-en herken wordt toegepast en je factuur komt in je overzicht te staan. Je kunt er ook voor kiezen om de factuur zelf te uploaden in je administratie. Ook dan wordt de scan-en herken toegepast. In dit artikel leggen we de verschillende mogelijkheden uit. 

1. Een inkoopfactuur inboeken via de mailbox

Je kunt je facturen nog sneller in je administratie zetten door deze te mailen naar je mailbox.  Dit scheelt tijd, want hierdoor hoef je je factuur niet zelf te uploaden. De scan-en-herken functionaliteit wordt automatisch toegepast en binnen twee minuten staat je factuur, inclusief het e-mailbericht in je overzicht. Lees hier het stappenplan over het instellen van deze mailbox. Dit geldt ook voor je verkoopfacturen. 

2. Een inkoopfactuur of bonnetje uploaden en automatisch verwerken laten

Je kunt je inkoopfactuur ook zelf uploaden in SnelStart Web. Tijdens het uploaden wordt de scan-en-herken toegepast over de factuur. Hierdoor worden gegevens automatisch herkend en ingevuld. Denk hierbij aan: de leverancier, het factuurbedrag, de factuurdatum enzovoort. Na het inlezen wordt er een inkoopboeking gemaakt. Deze staat als regel in je overzicht met de status Te controleren. De factuur/bon is als bijlage toegevoegd.

De volgende bestandsformaten kunnen worden geüpload: PDF, UBL, PNG en JPG/JPEG.

Een inkoopfactuur uploaden

  1. Open je administratie in SnelStart Web en ga links in het overzicht naar Inkopen. 
  2. Je ziet een rechthoekig veld waarin staat Sleep bestanden hierheen of Selecteer bestanden. Sleep je factuur/bon naar dat veld of klik op Selecteer bestanden. UBL-bestanden (.XML) kun je ook via deze weg inlezen.
    inkopen_b
  3. Je kunt meerdere bestanden tegelijk naar het veld slepen of selecteren. Elk bestand wordt als losse inkoop verwerkt. Als een factuur uit meerdere bestanden bestaat, dan kun je later nog een extra bestand toevoegen aan de inkoopboeking. 
  4. Nadat de factuur/bon is geüpload komt deze als gele regel in je inkoopoverzicht te staan met de status Te controleren.
  5. Klik op Controleer je inkoop om de factuur/bon direct te controleren, of klik op de regel in het inkoopoverzicht. Is de inkoop direct goed geboekt, dan klik je op Dit klopt zo, en Anders klik je op Controleren of Wijzigen. Let op: een inkoop wordt door SnelStart automatisch geboekt op Vraagposten. Zolang een inkoop op deze grootboekrekening blijft staan, houdt hij de status Te controleren. 
  6. Vanaf het pakket inOrde kun je in Stap 1 de datum, het bedrag, de leverancier, het factuurnummer en eventueel de omschrijving controleren en-/of aanvullen. Vanaf het pakket inKaart en hoger kun je ook een grootboekrekening toevoegen. Klik hiervoor op Ga verder met stap 2. Lees hieronder in stap 7 hoe dit werkt. 
  7. In stap 2 kun je in het veld grootboekrekening een grootboekrekening toevoegen. Door op Meer wijzigen en/of op het + teken te klikken kun je een extra regel toe voegen. Vanaf inZicht kun je ook en kostenplaats toevoegen als deze is ingesteld in SnelStart 12. Lees hier hoe je dit kunt instellen. 

Een extra bijlage toevoegen bij een inkoopboeking
Als je wilt, kun je tijdens het controleren van de inkoop nog extra bijlagen toevoegen aan de boeking. Upload eerst je factuur/bon en ga daarna naar Controleer je inkoop. In stap 1 zie je linksboven een vierkant staan waarin staat: Sleep bestanden hierheen of Selecteer bestanden. 

Een regel markeren
Heb je een inkoop gecontroleerd, maar wil je deze regel alsnog gemarkeerd in je overzicht laten staan. Klik dan op de betreffende regel vervolgens op de knop Markering. 

  • Wil je weten of je ontvangen UBL-bestand voldoet?
    Ga dan naar https://peppol-test.nl/validate, kies voor Select File en klik op Validate Document.
  • SnelStart Web ondersteunt voor het ontvangen van UBL facturen: SI ( is Simplerinvoicing) UBL 1.1, 1.2 en 2.0.
  • In SnelStart Web en SnelStart 12 wordt het formaat SI UBL 1.2 (= UBL 2.1) aangemaakt bij het versturen van verkoopfacturen

3. Een inkoopfactuur of bon handmatig uploaden

Je kunt een factuur/bon ook toevoegen zonder dat deze door de scan-en-herken functionaliteit gaat. Je vult dan zelf alle gegevens in en kunt direct meerdere bestanden toevoegen. 
  1. Open je online administratie in SnelStart Web en ga links in het overzicht naar Inkopen. 
  2. Klik op de knop + Handmatige inkoop toevoegen. 
    handmatigeinkoop_b
  3. Klik vervolgens op Bestand toevoegen en daarna op Kies bestand of sleep het bestand het vak in. Als je meerdere bestanden tegelijk selecteert dan worden deze als één boeking geboekt. Je kunt niet meerdere bestanden tegelijk selecteren die betrekking hebben op verschillende boekingen. 
  4. Wanneer je kiest voor gegevens invullen kun je in Stap 1 de basisgegevens invullen.
  5. Heb je het pakket inKaart of hoger dan kun je ook Naar stap 2. Hier kun je een grootboekrekening toevoegen. Vanaf het pakket inZicht kan er ook eventueel een kostenplaats worden toegevoegd. Dit kan alleen bij grootboekrekeningen waarop dit is ingesteld. Het instellen hiervan is alleen mogelijk in SnelStart 12. Lees hier meer informatie hierover.
  6. Door te klikken op Opslaan i.p.v. gegevens invullen wordt er een regel in je overzicht gezet met daarin de bon/factuur. 

4. Een inkoopfactuur inlezen via een koppeling met eVerbinding

Als je een account hebt bij Everbinding, en je administratie staat online, dan kun je middels een koppeling tussen Everbinding en SnelStart de facturen in laten lezen. Lees hier meer informatie hierover. 

 

 

Was dit artikel nuttig?

Kcc-ja Kcc-nee