Inkoopfacturen of bonnetjes automatisch inlezen in SnelStart Web

Vanaf inOrde kun je in SnelStart Web je inkoopfactuur inlezen. De scan-en-herken functie wordt toegepast en je factuur komt in je overzicht te staan. Lees in dit artikel hoe dit werkt.

1. Algemene informatie

Staat je administratie online dan kun je in SnelStart Web en in de app op je telefoon inkoopfacturen en bonnetjes uploaden.
Tijdens het uploaden wordt de scan-en-herken functionaliteit toegepast. Dit houdt in dat SnelStart kijkt naar gegevens op de factuur en deze alvast invult. Bijvoorbeeld: de leverancier, het factuurbedrag, de factuurdatum enzovoort. Na het inlezen staat de boeking met de status te controleren in je inkoopoverzicht of in je Dagboek inkoop in SnelStart 12. 
Let op: Vanaf mei 2021 is het voor iedereen beschikbaar om een inkopen mailbox in te stellen. Hierdoor kunnen je inkoopfactuur nog sneller in je administratie worden gezet. Lees hier alvast de informatie hierover. 

2. Een inkoopfactuur (ook ubl) of bonnetje uploaden

Door je factuur te uploaden gaat deze automatisch door onze scan-en-herken functionaliteit. 

  1. Open je online administratie in SnelStart Web en ga links in het overzicht naar Inkopen. 
  2. Je ziet een breed vlak waarin staat Sleep je facturen/bonnen hierheen of kies uit bestanden. Je kunt je inkoopfacturen naar die veld slepen of door te klikken op Kies uit bestanden kun je bestand vanaf je telefoon/computer selecteren en toevoegen.
    inkoopbon_b
  3. Nadat de factuur is geüpload komt deze als gele regel in je inkoopoverzicht te staan met de status Te controleren.
  4. Door te gaan naar Controleer je inkoop kun je je inkoop direct controleren of open de gele regel in je inkoopoverzicht. Is de inkoop direct goed geboekt dan kun je klikken op Dit klopt zo en anders klik je op Controleren of Wijzigen. 
  5. Je kan de inkoop nu bewerken. Heb je het pakket inOrde of inStap dan kun je in Stap 1 de datum, het bedrag, de leverancier, het factuurnummer en eventueel de omschrijving controleren en-/of aanvullen en daarna klikken op Opslaan. Heb je inKaart of hoger lees dan verder in stap 6. 
  6. Vanaf het pakket inKaart kun je ook door naar Stap 2 om een grootboekrekening toe te voegen. Door te klikken op het Plus + teken kun je een extra regel toevoegen. Vanaf inZicht kun je ook  een kostenplaats toevoegen als dit is ingesteld op de grootboekrekening.
    Dit is alleen mogelijk in SnelStart 12. Lees hier voor meer informatie over kostenplaatsen.

Een inkoop op vraagposten
Wanneer een pdf factuur wordt geüpload dan wordt deze vaak geboekt op de grootboekrekening vraagposten. Dit houdt in dat de boeking nog moet worden gecontroleerd. Zolang een inkoopfactuur op de grootboekrekening vraagposten staat blijft hij de status Te controleren hebben. Een UBL factuur wordt wel rechtstreeks op een grootboekrekening geboekt en ook als de UBL btw verlegd is wordt dit goed geboekt.

Een regel markeren
Heb je een inkoop gecontroleerd, maar wil je dat deze regel alsnog gemarkeerd in het overzicht blijft staan dan kan je dit aangeven. Klik op de inkoopregel in je overzicht en klik op de knop Markering. 

3. Handmatig een inkoop toevoegen

Door te klikken op de optie Handmatige inkoop toevoegen kun je een inkoop handmatig toevoegen. Deze gaat dan niet door de scan-en-herken functie. Het is dan ook mogelijk om meerdere bestanden toe te voegen in één boeking. 
  1. Open je online administratie in SnelStart Web en ga links in het overzicht naar Inkopen. 
  2. Klik op de knop +handmatige inkoop toevoegen. 
    handmatigeinkoop_b
  3. Klik vervolgens op Bestand toevoegen en daarna op Kies bestand of sleep het bestand naar het vierkant toe.
  4. Door te klikken op Opslaan wordt alleen de inkoopfactuur als bijlage in het inkoopoverzicht gezet. Er is dan geen Scan en herken (OCR) herkenning overheen gegaan. 
  5. Wanneer je kiest voor gegevens invullen is het met het pakket inStap  in Stap 1 mogelijk om de basisgegevens in te vullen. Vanaf het pakket inKaart kun je ook Naar stap 2. Hier is het mogelijk om een grootboekrekening toe te voegen. Vanaf inZicht kan er dan ook eventueel een kostenplaats worden toegevoegd. 

4. Inkoopfactuur via de Outlook add-in inlezen

Vanaf inStap kun je de via de Outlook Add-in ook facturen importeren in je online administratie.
In dit artikel lees je hierover meer informatie.