Een inkoopfactuur of bonnetje automatisch inlezen in SnelStart Web

Er zijn verschillende manieren om een factuur in je administratie te verwerken. Je kunt een factuur handmatig inboeken, maar je kunt hem ook uploaden. Bij het uploaden wordt scan-en-herken toegepast: bepaalde gegevens op de factuur worden automatisch uitgelezen en alvast ingevuld.

Daarnaast kun je een speciale mailbox instellen waar facturen naartoe gestuurd kunnen worden. Facturen die naar dit adres worden gemaild, komen direct in je administratie terecht.

In dit artikel leggen we de verschillende opties uit.

1. Een inkoopfactuur inboeken via de mailbox

Je kunt facturen nog sneller verwerken door ze rechtstreeks naar je speciale mailbox te mailen. Dit bespaart tijd, omdat je de factuur niet meer handmatig hoeft te uploaden. De scan-en-herken functionaliteit wordt automatisch toegepast en binnen twee minuten staat de factuur, inclusief het e-mailbericht, in je overzicht.

Bekijk hier het stappenplan voor het instellen van deze mailbox. Dit werkt overigens ook voor verkoopfacturen.

2. Een inkoopfactuur (ook UBL) of bonnetje uploaden en automatisch laten verwerken

Je kunt je inkoopfacturen ook zelf uploaden in SnelStart Web. Tijdens het uploaden wordt scan-en-herken toegepast, waardoor gegevens automatisch worden herkend en ingevuld. Denk bijvoorbeeld aan de leverancier, het factuurbedrag en de factuurdatum.

Vul zoveel mogelijk gegevens in op de leverancierskaart. Hierdoor herkent SnelStart sneller en nauwkeuriger om welke leverancier het gaat.

Na het inlezen wordt automatisch een inkoopboeking aangemaakt. Deze verschijnt in je overzicht met de status ‘Te controleren’. De factuur of bon wordt als bijlage toegevoegd.

De volgende bestandsformaten worden ondersteund: PDF, UBL, PNG en JPG/JPEG.

Een inkoopfactuur uploaden

1. Open je administratie in SnelStart Web en ga links in het overzicht naar Inkopen. 

2. Je ziet een rechthoekig veld waarin staat Sleep bestanden hierheen of Selecteer bestanden. Sleep je factuur/bon naar dat veld of klik op Selecteer bestanden. UBL-bestanden (.XML) kun je ook via deze weg inlezen.

   

3. Je kunt meerdere bestanden tegelijk naar het veld slepen of selecteren. Elk bestand wordt als losse inkoop verwerkt. Als een factuur uit meerdere bestanden bestaat, dan kun je later nog een extra bestand toevoegen aan de inkoopboeking. 

4. Nadat de factuur/bon is geüpload komt deze als gele regel in je inkoopoverzicht te staan met de status Te controleren.

5. Je moet een factuur altijd controleren. Klik op Controleer, of klik op de regel. 

6. Heb je het pakket inStap? Dan kun je alleen de datum, het bedrag, de leverancier, het factuurnummer en eventueel de omschrijving controleren of aanvullen. Klik daarna op Opslaan.

   De factuur verdwijnt nu uit jouw overzicht ‘Te controleren’, maar blijft bij je accountant nog wel op ‘Te controleren’ staan. Dit komt doordat de factuur waarschijnlijk op Vraagposten is geboekt; een tijdelijke grootboekrekening. Je accountant kan de factuur vervolgens op de juiste kostenrekening plaatsen. Facturen die op Vraagposten blijven staan, worden niet correct verwerkt. De btw die je moet afdragen wordt dan niet juist geboekt.

7. Vanaf het pakket inKaart kun je, naast de Te controleren gegevens uit stap 1, de factuur ook direct op de juiste grootboekrekening boeken. Standaard staat deze op Vraagposten, een tijdelijke grootboekrekening. Zorg ervoor dat de factuur op de juiste kostenrekening wordt geboekt, anders worden de btw en kosten niet correct verwerkt.
   
   Door op Meer wijzigen of het + teken te klikken, kun je een extra regel toevoegen. Vanaf het pakket inZicht kun je hier bovendien een kostenplaats toevoegen, mits deze is ingesteld in SnelStart 12. Lees hier hoe je dit kunt instellen.

 

Een extra bijlage toevoegen bij een inkoopboeking
Als je wilt, kun je tijdens het controleren van de inkoop nog extra bijlagen toevoegen aan de boeking. Upload eerst je factuur/bon en ga daarna naar Controleer je inkoop. In stap 1 zie je linksboven een vierkant staan waarin staat: Sleep bestanden hierheen of Selecteer bestanden. 

Een regel markeren
Heb je een inkoop gecontroleerd, maar wil je deze regel alsnog gemarkeerd in je overzicht laten staan. Klik dan op de betreffende regel vervolgens op de knop Markering. 

Mijn factuur blijft op de status Te controleren staan. Hoe kan dat?

Dit gebeurt omdat de factuur nog op de grootboekrekening Vraagposten staat. Bij het inlezen van een factuur wordt deze standaard op deze tijdelijke grootboekrekening geboekt.

Vanaf het pakket inKaart kun je zelf de grootboekrekening aanpassen. Kies hiervoor de juiste kostenrekening, zodat de kosten en btw correct worden verwerkt. Klik op controleren - ga naar stap 2 (meer wijzigen). Daar kun je de grootboekrekenig aanpassen.

Heb je het pakket inStap? Dan kun je de grootboekrekening niet zelf wijzigen. Je accountant ziet de boeking als Te controleren in zijn overzicht en kan deze voor je aanpassen.

Heb je geen accountantrechten ingesteld in je administratie? Dan raden we aan dit te doen, of om over te stappen naar het pakket inKaart, zodat je de grootboekrekening zelf kunt beheren.

Facturen die op Vraagposten blijven staan, worden niet correct verwerkt. De btw die je moet afdragen wordt dan niet juist geboekt.

 

3. Een inkoopfactuur of bon handmatig uploaden

Je kunt een factuur/bon ook toevoegen zonder dat deze door de scan-en-herken functionaliteit gaat. Je vult dan zelf alle gegevens in en kunt direct meerdere bestanden toevoegen. 

1. Open je online administratie in SnelStart Web en ga links in het overzicht naar Inkopen. 

2. Klik op de knop + Handmatige inkoop toevoegen. 

   

3. Klik vervolgens op Bestand toevoegen en daarna op Kies bestand of sleep het bestand het vak in. Als je meerdere bestanden tegelijk selecteert dan worden deze als één boeking geboekt. Je kunt niet meerdere bestanden tegelijk selecteren die betrekking hebben op verschillende boekingen. 

4. Wanneer je kiest voor gegevens invullen kun je in Stap 1 de basisgegevens invullen.

5. Heb je het pakket inKaart of hoger dan kun je ook Naar stap 2. Hier kun je een grootboekrekening toevoegen. Vanaf het pakket inZicht kan er ook eventueel een kostenplaats worden toegevoegd. Dit kan alleen bij grootboekrekeningen waarop dit is ingesteld. Het instellen hiervan is alleen mogelijk in SnelStart 12. Lees hier meer informatie hierover.

6. Door te klikken op Opslaan i.p.v. gegevens invullen wordt er een regel in je overzicht gezet met daarin de bon/factuur. 

 

4. Een inkoopfactuur inlezen via een koppeling met eConnect

Als je een account hebt bij eConnect (voorheen eVerbinding), en je administratie staat online, dan kun je middels een koppeling tussen eConnect en SnelStart de facturen in laten lezen. Lees hier meer informatie hierover. 

 

5. Het inkoopoverzicht

Alle ingelezen inkoopfacturen komen in je inkoopoverzicht te staan. 

Open je administratie en ga links in het overzicht naar Inkopen. Je ziet een overzicht van al je geboekte inkopen. Rechtsboven kun je een keuze maken voor Alles, Vervallen, Openstaand of Betaald. Je kunt de weergave veranderen door op één van de kolomnamen te klikken. Om een factuur te openen klik je op het pijltje naar beneden dat naast het factuurnummer staat.

Je kunt ook een selectie maken op de onverwerkte inkopen. Schuif hiervoor het witte balletje (links naast Alles) naar rechts. 

 

6. Een credit inkoopfactuur boeken

Heb je een credit inkoopfactuur? Dan kun je deze negatief inboeken. We leggen je hieronder uit hoe je dit doet.

In stap 1 moet het bedrag negatief worden geboekt. Dit doe je door een - teken voor het bedrag te zetten. Zie de afbeelding hieronder. 

In stap 2 hoef je geen - teken meer voor het bedrag te zetten omdat deze automatisch in de kolom credit geboekt wordt. Hier selecteer je alleen de kostenrekening. Dit ziet er dan zo uit:

In het inkoopoverzicht komt de factuur dan met een negatief bedrag naar voren. Zie afbeelding hieronder: